راهنمای سیستم پیش دانشگاهی

به نام خدا

درابتدا توضیح باید بگویم درسیستم ( SCHL ) بطور معمول دو برنامه پیش دانشگاهی و نظام جدید ( ترمی ) با هم در یک برنامه می باشند که دقت شود موقع کار با این برنامه کار برروی قسمتهای پیش دانشگاهی انجام شده و اطلاعات دانش آموزان وارد قسمتهای ترمی نشود.

1- وارد کردن مشخصات دانش آموزی در رایانه

الف-برای وارد کردن مشخصات دانش آموزان پیش دانشگاهی وقتی پرونده یک کلاس را به شما می دهند بدین صورت عمل می کنید.

ابتدا به گزینه 2(-تشکیل پرونده و ثبت نام – 2-پرونده دانش آموزان انتقالی ) رفته و درقسمت اطلاعات فردی (جدید) ابتدا سریال دانش آموز را از روی گواهی موقت دیپلم وارد نموده و اینتر بزنید. بعد نام خانوادگی و سپس نام و سایر مشخصات و کد ملی را برنید.سال ورود را سالی که دانش آموز به پیش دانشگاهی وارد شده وارد کنید.رشته (20تجربی-21انسانی-22ریاضی ) را وارد نموده پس از ثبت آدرس دانش آموز و اطمینان از صحت ورود مشخصات کلیدهای ctrl+end رابگیرید .

ب - متذکر می گردد شماره های دانش آموزی ترمی قدیمی هشت رقمی هرگز نباید با شماره سریال جدید شناسنامه عوض شود و باید از همان شماره استفاده شود . اگر دانش آموز شناسنامه خود را تعویض نمود باید همان شماره گواهی موقت دیپلم را وارد نمود و هرگز نباید از سریال شناسنامه جدید استفاده کرد فقط در صورتی که نام و نام خانوادگی و یا پسوند وی تغییر کرد آن را در مشخصات ثبت نمایید .

در صورتی که دانش آموز داوطلب آزاد (در بزرگسال ) باشد کلید F7 را هم بزنید.

2- ثبت سابقه (نمرات ) دانش آموزان انتقال آمده

الف - برای ثبت سابقه دانش آموزان انتقال آمده به گزینه ( 12-اصلاح سوابق دوره پیش دانشگاهی ) بروید و با زدن اینتر و وارد نمودن حرف N سال و ترم مورد نظر را انتخاب و سابقه دانش آموز را در قسمت جدید وارد نمایید.

ب - برای وارد کردن سابقه دانش آموزانی که ترم دوم به مدرسه شما انتقال می یابند ابتدا نمرات ترم اول را وارد نموده و سپس ترم جبرانی را وارد نمایید. اگر ابتدا ترم جبرانی را وارد نمایید رایانه به شما اجازه نخواهد داد نمرات ترم اول را ثبت کنید.

پ- قبل از ثبت نام ( سبزنمودن ) دانش آموزان سابقه آنها را وارد نمایید . بخصوص در مدارس بزرگسال دانش آموزانی را که قبلا" داوطلب آزاد بوده و اکنون حضوری هستند نمرات قبلی آنان بدون انضباط می باشد در مشخصات کلید F7 را بزنید سپس سابقه بدون انضباط را وارد نمایید و بلافاصله بازگشته و کلید F7 را بزنید و دانش آموز را از داوطلب آزاد بودن خارج نمایید.

ت - متاسفانه در بعضی مواقع مشاهده می شود بعضی از همکاران در مدارس بزرگسال سابقه دانش آموزان پیش دانشگاهی را از گزینه ( تشکیل پروند و ثبت نام – پرونده دانش آموزان انتقالی –ثبت سابقه تحصیلی ) وارد رایانه می نمایند که این قسمت مخصوص دانش آموزان ترمی می باشد.و نباید سابقه پیش دانشگاهی در آن وارد شود. رایانه در موقع ارسال اطلاعات ایراد می گیردو در اینگونه مواقع دو فایل ارسال یکی برای ترمی و یکی برای پیش دانشگاهی ایجاد نموده و همچنین سابقه در کارنامه دچار اشکال می شود.

3- ثبت نام

الف - به قسمت ثبت نام پیش دانشگاهی ( 11- گزینه ثبت نام در دوره پیش دانشگاهی ) رفته و نام دانش آموزان را با استفاده از کلید F10 انتخاب و یا با استفاده از کلیدهای F2 و F3 دانش آموزان را به صورت حروف الفبا مرتب نموده و برروی آنها اینتر بزنید تا سبزرنگ ( انتخاب ) بشوند. در آخر کار کلید CTRL+END را بگیرید تا ثبت نام انجام شود.

مفاد ماده پنج آیین نامه تحصیل در پیش دانشگاهی در ذیل آورده شده که بدین صورت می باشد :

ماده پنج : تحصیل در دوره پیش دانشگاهی به سه شیوه به شرح ذیل امکان پذیر است :

الف )- تحصیل در مراکز آموزش پیش دانشگاهی روزانه .

ب )- تحصیل در مراکز پیش دانشگاهی بزرگسالان .

ج )- تحصیل بصورت داوطلب آزاد (متفرقه ).

دانش آموزبا رعایت شرایط و ضوابط مجاز است حداکثر یکسال تحصیلی در مراکز آموزش پیش دانشگاهی روزانه و یکسال در مراکز آموزش پیش دانشگاهی بزرگسالان و یا صرفا" دو سال در

مراکز آموزش پیش دانشگاهی بزرگسالان تحصیل نماید و از معافیت تحصیلی برخوردار شود و ادامه تحصیل در سالهای بعد فقط بصورت داوطلب آزاد مجاز خواهد بود.

ب - در مدارس بزرگسال در قسمت مشخصات دانش آموزان حضوری هرگز نباید کلید F7 را زد.

پ - پس از شروع ثبت نام دانش آموزان داوطلب آزاد باید دقت کنید در قسمت ثبت مشخصات کلید F7 زده شده باشد تا در دفتر آمارتعداد دانش آموزان حضوری و داوطلب آزاد بطور صحیح درج شود.

ت - پس از ثبت نام دانش آموزان داوطلب آزاد در مدارس بزرگسال دفتر آمار دانش آموزان حضوری را کنترل نمایید که دانش آموزان داوطلب آزاد به آن اضافه نشده باشند. در صورت تغییر آمار دانش آموزان حضوری علت نزدن کلید F7 در مشخصات دانش آموزان داوطلب آزاد می باشد که ثبت نام دانش آموزی را که به اشتباه انتخاب شده از روی دفتر آمار پیدا نموده و آن را باطل نموده و کلید F7 را در مشخصات وی بزنید . گاهی اوقات متصدیان فراموش می کنند کلید F7 را برای داوطلب آزاد بزنند و در نتیجه دانش آموزحضوری ثبت نام شده ولی برای وی با کد 1/998 (داوطلب آزاد ) انتخاب واحد می کنند که اشتباه می باشد و بخصوص زمان چاپ گزارش مالی این اشکال کاملا" مشهود است و کار را با مشکل مواجه می کند

4- دفتر آمار

الف- پس از اطمینان از صحت مشخصات دانش آموزان و ثبت آدرس می توانید برای چاپ دفتر آمار به گزینه ( 5- عملیات ضمن نیم سال – 11-گزارشات دفتر آمار ) رفته گزارش شماره1 (فرم روی دفتر آمار که باید مهر و امضاء شود) و شماره 2 (دفترآمار ) (برای دانش آموزان روزانه و حضوری بزرگسال ) را اجرا نموده وآن را چاپ نمایید .

ب- برای چاپ دفتر آمار دانش آموزان داوطلب آزاد بزرگسال از گزینه 4 استفاده نمایید .

پ- گزینه آمار اجمالی درس نیز در همین قسمت قابل چاپ می باشد .

ت- گزینه دفتر آمار دارای یک فرم آمار و رشته ( گزینه1 آمار اجمالی ) می باشد که این فرم برروی دفتر آمار قرار گرفته و امضاء و سپس دفتر صحافی شده و به تایید اداره برسد.

5- صدور کارت دانش آموزی

الف- برای صدورکارت دانش آموزی به گزینه ( 2- تشکیل پرونده وثبت نام – گزینه 16-کارت دانش آموزی دوره پیش دانشگاهی ) بروید در قسمت (دانش آموز از) اولین دانش آموزودر قسمت پایین (دانش آموزتا) آخرین دانش آموز را انتخاب کنید ورشته آنها را نیز مشخص کنید. سپس کلیدهای CTRL+END را بگیرید و کارتها را چاپ نمایید. در نگارش 7 به بعد با انتخاب رشته می توانید کارتها را به صورت رشته ای چاپ کنید.

ب - در صورتی که نیاز باشدبه صورت انفرادی برای دانش آموزی کارت صادر کنید به گزینه 15بروید و با زدن شماره دانش آموزی یا انتخاب نام وی (با مکان نما در سمت چپ ) و با گرفتن

کلیدهای CTRL+END نسبت به صدرو کارت اقدام کنید.

6- صدور گواهی اشتغال به تحصیل

الف- برای صادر نمودن گواهی اشتغال به تحصیل به گزینه ( 7- گزارشهای سیستم -3-گواهی اشتغال به تحصیل ) بروید شماره دانش آموز و یا نام وی را درج نموده و کلیدهای CTRL+END را بگیرید تا گواهی چاپ شود.متذکر می گردد تاریخ صدور درگواهی پیش دانشگاهی توسط رایانه به صورت خودکار درج می گردد.

ب- گواهی صادر شده برای اداره راهنمایی و رانندگی توسط مدرسه 24 ساعت و پس از تایید اداره فقط 48 ساعت اعتباردارد که به دانش آموزان این مورد گوشزد شود. برای ادارات دیگر معمولا"این مشکل وجود ندارد.

7- انتخاب واحد

برای انتخاب واحد دانش آموزان به گزینه ( 4 - انتخاب واحد ) بروید.

الف- ابتدا در قسمت انتخاب واحد گزینه (1- معرفی مشخصات آموزشگاه –معرفی آموزشگاه )قسمت ( تعداد کلاس درس ) با مکان نما یا کلید TAB باید حرکت کنید و اینتر بزنید در این قسمت شماره و نام کلاس را به صورت دلخواه می توانید بنویسید.

ب- ابتدا اسامی کلیه دبیران را در ( اطلاعات اولیه معلمین - قسمت جدید ) وارد نمایید . رایانه بطور معمول شماره را بطور خودکار درج می نماید و شما فقط اسامی دبیران را تایپ نموده و کلید CTRL+END را بگیرید تا ثبت شود.

ت- هرگز اسامی دبیران را حذف نکیند زیرا برنامه انتخاب واحد دچار اشکال می شود و حتی گاهی اوقات فایل آن صدمه می بیند. اگر دبیری منتقل شد در قسمت اصلاح نام او را با دبیر جدید تعویض کنید .

ث- مدارس روزانه برنامه هفتگی مدرسه را به همان ترتیبی که هست از اتاق یک شروع نموده با رعایت روزها و ساعات ثبت نمایند.

ج- مدارس بزرگسال می توانند برای سهولت در کار کلیه درسهای هر سه رشته را فقط یکبار در اتاق اول انتخاب واحد نمایند.

چ- تذکر: دقت نمایید اگر در موقع انتخاب واحد برنامه ایراد گرفت که برای مثال ساعات درس زبان بیشتر از حد نیاز یا کمتر از حد نیاز انتخاب شده برای راحتی کار می توانید ابتدا به قسمت گزینه (1 – معرفی مشخصات عمومی آموزشگاه – اصلاح ساعات تدریس دروس ) بروید و ساعات کلیه درسهای رشته های مربوط به مدرسه خود را به صورت 2 ساعتی از بالا به پایین با مکان نما حرکت نموده و اصلاح نمایید . سپس CTRL+END را بگیرید و بعد به قسمت انتخاب واحد بروید .

ح- پس از زدن برنامه هفتگی مدرسه به چند طریق می توانید انتخاب واحد نمایید.

روش اول- استفاده از طریق گزینه (6- برگه انتخاب واحد- دانش آموزان آموزشگاه ) درقسمت (جدید) می باشد . ابتدا با زدن کلید F5 اسامی را مرتب کنید و بعد انتخاب واحد را از روی برگه انتخاب واحد بازدن کد درس و گروه آن انتخاب واحد نمایید. این روش در مدارس بزرگسال روش ساده تری است .

روش دوم-. به گزینه (5- لیست کلاس ) بروید اینتر را بزنید مجدد به قسمت (انتخاب واحد از طریق گروه ) بروید و کلید F6 را بزنید تا کد درسها مشخص شود . روی درس گروه 1 برای مثال

1371 زبان خارجه اینتر بزنید سپس کلید F3 را بزنید و با کلید F5 دانش آموزان را مرتب کنید . با زدن اینتر دانش آموزان گروه یک را از روی پرونده یا لیست دستی انتخاب کنید سپس کلیدeSCAPE را بزنید و برروی لیست درسی که دانش آموزان با رنگ مشکی مشخص می باشندکلید CTRL+END را بگیرید تا اسامی ثبت شود . در مورد تمام لیستهای درسی گروه یک دقت کنید باید همین کار را انجام دهید. تذکر: ( در صورت نگرفتن ctrl+end ثبت انجام می شود).

روش سوم - برای سهولت در کار می توانید در اولین لیست گروه یک برای مثال روی درس زبان خارجه 1 (1371) با زدن اینترو زدن کلید F6 و زدن کلید F3 و سپس کلید F5 اسامی را مرتب کنید انتخاب واحد را از روی لیست دستی برای دانش آموزان این درس و گروه انجام دهید و با گرفتن کلیدهای CTRL+END نام آنان را ثبت نمایید. سپس مجدد با زدن اینتر به لیست درس زبان برگردید برروی نام دانش آموزان اینتربزنید ( به رنگ طوسی تغییر پیدا می کنند) و نام آنان را انتخاب نموده و سپس کلیدهای CTRL+END را بگیرید تا اسامی به حافظه موقت منتقل شود و بعد به داخل لیست دوم (درس بعدی ) از همین گروه بروید و در آنجا کلیدهای CTRL+K را بگیرید سپس کلیدهای CTRL+END را بلافاصله بگیرید تا اسامی ثبت گردد و در لیستهای بعدی همین گروه هم به همین طریق عمل کنید . دقت کنید اسامی دانش آموزان گروه یک در لیستهای گروه دو یا گروههای دیگر ثبت نگردد .

خ- اگر نام دانش آموزی را اشتباه ثبت کردید برای حذف آن از لیست برروی نام وی بروید سپس کلیدهای CTRL+BACKSPACE را بگیرید تا نام وی حذف شود.

د- به هیچ وجه نباید برای درس انضباط انتخاب واحد نمایید زیرا رایانه پس از ثبت نام دانش آموزان بطور خودکار برای انها انضباط را انتخاب واحد خواهد کرد.

ذ- پس از اطمینان از صحت انتخاب واحد ثبت انتخاب واحد را از گزینه (10) انجام دهید.

ر-در مدارس بزرگسال برای دانش آموزان داوطلب آزاد گروه 1/998 را انتخاب نمایید .

ز- در بعضی مواقع مدارس بزرگسال برای تفکیک لیست درسهای مشابه بین دورشته یا کلاس از کد 2/998 و 3/998 نیز استفاده می کنند که در موقع چاپ گزارش مالی ایجاد مشکل خواهد کرد که به آن دقت شود.

ژ- اگر رایانه ایراد گرفت که درس انتخابی با رشته همخوانی ندارد نشانه آن است که رشته های نظام ترمی به جای پیش دانشگاهی انتخاب شده که آن را اصلاح کنید .

ج – در موقع انتخاب واحد دقت شود دانش آموزانی که در نیمسال اول درسهای 2 را حضوری بگیرند در نیم سال دوم نمی توانند آنها را انتخاب واحد حضوری کنند و باید درجبرانی تابستان و شهریور به صورت غیرحضوری برایشان انتخاب واحد شود.

در نیم سال دوم فقط درسهای2 باید برای دانش آموزان انتخاب واحد شود.

8- چاپ انتخاب واحد

برای چاپ انتخاب واحد به گزینه (5 – عملیات ضمن نیم سال –شماره 17- چاپ برگ انتخاب واحد دانش آموزان ) بروید و در قسمت بالا با کلید SPACE اولین دانش آموز را انتخاب و برروی آن اینتر بزنید و در قسمت پایین مجدد با کلید SPACE و کلید PAGE DOWN آخرین دانش آموز ( که با شمارهای 420 و 50 شروع می شوند ) را انتخاب نموده و اینتر را بزنید و کلیدهای CTRL+END را (دوبار) بگیرید . یک کلید ESCAPE را زده و بله را نیز بزنید تا انتخاب واحدها چاپ شود.

اگر اولین و آخرین دانش آموز را بطور صحیح انتخاب نکنید انتخاب واحدها به صورت کامل چاپ نشده و ناقص خواهد بود. متذکر می گردد در این گزینه انتخاب واحد به صورت کلی برای همه دانش آموزان و یا به صورت انفرادی فقط برای یک دانش آموز قابل چاپ خواهد بود و به صورت چند تایی (برای مثال 5 تایی یا 10 تایی ) قابل چاپ نمی باشد . در صورتی که انتخاب واحدها چاپ نشد ابتدا به قسمت چاپ کارنامه ها بروید و کلیه کارنامه های دانش آموزان را به صورت صوری چاپ نمایید.

9- چاپ انتخاب واحد انفرادی

برای چاپ انتخاب واحد انفرادی (5- عملیات ضمن نیم سال-17- چاپ برگ انتخاب واحد دانش آموزان ) در قسمت بالا و پایین نام دانش آموز مورد نظر را انتخاب می کنیم و سپس کلید CTRL+END را می گیریم تا انتخاب واحد چاپ شود. .

10- انتخاب واحد جبرانی اسفند

ابتدا باید ترم اول بسته شده و به ترم دوم بروید

برای این کار باید ذخیره سازی (پشتیبان ) را انجام دهید

سپس ثبت دفتر نمایید و در قسمت گزینه ( عملیات پایان نیم سال -10-بستن پرونده های نیم سال قبل ) اینتر زده و بله و بله بزنید و ترم را ببندید به منوی اصلی بروید و برروی گزینه ( 1 - شروع نیم سال) اینتر زده و بله بزنید رایانه سوال می کند آیا ترم دوم را شروع می کنید که بله بزنید . بعد از شروع ترم جدید به قسمت ثبت نام بروید و ببینید آیا ترم آن ترم دوم می باشد .

برای ایجاد لیست جبرانی اسفند یا انتخاب واحد آن باید به گزینه جبرانی اسفند ماه ( 2-تشکیل پرونده ثبت نام 13- انتخاب واحد و ثبت نمرات جبرانی اسفند ماه ) بروید اینتر بزنید و حرف N را وار نمایید سپس ترم و سال آن را انتخاب ( برای مثال نیم سال اول 90-89 ) نمایید . به قسمت اصلاح آن باید بروید سپس دانش آموز مورد نظر را انتخاب نمایید. در انتخاب واحد وی از روی برگه انتخاب واحد دستی کلیه درسهای جبرانی را ثبت کنید فراموش نکنید گروه آن را باید حتما" عدد 885 انتخاب کنید و سپس کلید CTRL+END را بگیرید تا ثبت شود . سپس برای چاپ لیست به گزینه ( 5- عملیات ضمن نیم سال – شماره 8- چاپ لیست جبرانی ) بروید و لیستها را چاپ نمایید . لیستها را اگر به صورت انفرادی نیاز بود باید با شماره صفحه چاپ کنید.

.برای ثبت نمرات جبرانی همان مشکل وجود دارد که باید به گزینه انتخاب واحد جبرانی اسفند ماه بروید و در قسمت اصلاح سابقه دانش آموزان را یکی یکی انتخاب و نمرات را وارد نمایید. در واقع نمرات دانش آموزان جبرانی را نمی توان به صورت لیستی وارد نمود.

در مدارس بزرگسال انتخاب واحد جبرانی به همین طریق خواهد بود. فقط اگر دانش آموز ترم اول را در مدرسه دیگری گذرانده و سپس به مدرسه شما منتقل شده باید حتما" اول نمرات ترم اول

این دانش آموز را وارد نمایید و بعد نمرات جبرانی را ثبت نمایید . اگر فراموش نموده و جبرانی

را اول وارد نمایید رایانه به شما اجازه نخواهد داد نمرات نوبت اول همان سال را وارد نمایید.

11- انتخاب واحد ترم تابستان

ابتدا ذخیره سازی را انجام دهید.

برای انتخاب واحد ترم تابستان ابتدا باید ترم دوم را ببندید و به تابستان بروید . روش انتخاب واحد ترم تابستان با ترم اول و دوم متفاوت است . ابتدا دانش آموزان ترم تابستان را ثبت نام نمایید . سپس وارد انتخاب واحد شوید به گزینه (7- انتخاب واحد غیر حضوری ) بروید کلید F3 را بزنید در قسمت سمت راست کلید SPACE را بزنید و سپس درس مورد نظر را ( با وارد نمودن کد درس یا کلیدهای PAGE DOWN ,PAGE UP ) انتخاب و برروی آن اینتر بزنید و بعد با مکان نما به قسمت وسط بروید و گروه درس را 998 انتخاب کنید وبعد با مکان نما به قسمت سمت چپ بروید و به جای اسم دبیر کلمه غیرحضوری را انتخاب نمایید. به همین ترتیب کلیه درسهای رشته ها را انتخاب واحد نمایید . در انتها برای خروج از این قسمت کلیدهای CTRL+END را بگیرید تا کلیه انتخاب واحدها ثبت شود .

در مدارس بزرگسال برای دانش آموزان حضوری در تابستان کد 998 و داوطلب آزاد باید گروه 1/998 را انتخاب نمایید . برای دانش آموزان مدارس روزانه در تابستان نیز باید با کد998 انتخاب واحد کنید.

اگر در تابستان درسی به صورت حضوری نیاز به انتخاب واحد داشته باشد مثل ترم اول و دوم انتخاب واحد کنید.

12- انتخاب واحد جبرانی شهریور

برای انتخاب واحد ترم جبرانی شهریور ماه که در دهه سوم شهریور می باشد ابتدا باید ترم تابستان را ببندید و به ترم اول سال تحصیلی بعد بروید . سپس به قسمت انتخاب واحد جبرانی

شهریورماه گزینه ( 2-تشکیل پرونده و ثبت نام -14- انتخاب واحد و ثبت نمرات جبرانی شهریور ) بروید و ترم تابستان (تابستان قبل )را انتخاب نمایید . به قسمت اصلاح بروید و دانش آموز را انتخاب نموده وانتخاب واحد را با گروه 885 انجام دهید .

دقت نمایید دانش آموزان جبرانی شهریور ماه دفتر آمار ندارند و در واقع نباید ثبت نام شوند (نام آنها در قسمت ثبت نام نبایدسبز رنگ شود) در صورت ثبت نام آنها به دفتر آمار سال تحصیلی بعد اضافه خواهند شد و اگر فارغ التحصیل شوند اعلام فارغ التحصیلی و چاپ کارنامه و گواهی فارغ التحصیلی آنان دچار اشکال می شود .

13- چاپ لیست حضور و غیاب دبیر

پس از انتخاب واحد برای چاپ لیست حضورو غیاب به گزینه (5-عملیات ضمن نیم سال – 1 -چاپ برگ حضور و غیاب ) رفته و با زدن اینتر و انتخاب درس و لیست مورد نظر با گرفتن کلیدهای CTRL+END آن را چاپ نمایید.

14- چاپ لیست دبیر

برای چاپ لیست ابتدا ثبت انتخاب واحد نمایید. سپس به گزینه ( عملیات ضمن نیم سال – شماره 3 چاپ برگ ریز نمرات دبیر) بروید و با زدن اینتر برروی هر درس آن درس را انتخاب نمایید. سپس CTRL+END را بگیرید تا لیستها چاپ خواهد شود.

برای چاپ لیست با نمره به گزینه ( عملیات ضمن نیم سال – شماره 10 چاپ لیست با نمره ) بروید و با زدن اینتر لیستها را انتخاب کنید و CTRL+END را بگیرید و لیستها را چاپ کنید .

برای چاپ لیست سفید و لیست با نمره ی نوبت اول و دوم و تابستان از همین دو گزینه باید

استفاده کنید .

برای چاپ لیست سفید جبرانی اول (اسفندماه) و جبرانی شهریور به گزینه ( عملیات ضمن نیم سال – شماره 8 چاپ لیست جبرانی دبیر ) بروید و لیست سفید را چاپ کنید.

15- وارد نمودن نمره

ابتدا ثبت انتخاب واحد نمایید و سپس در گزینه (8- عملیات پایان نیم سال 1- وارد کردن نمرات نیم سال ) رفته و در لیستها نمرات را وارد می نماییم.نمرات نهایی (یک نمره ) باید در رایانه ثبت گردد .

برای غیبت دانش آموزان از عدد 98 استفاده نمایید.

متاسفانه بعضی از مدارس دقت نمی کنند و برای دانش آموزان غایب در قسمت انضباط نمره وارد می کنند و بعدها مشکل بزرگی را بوجود می آورد که به آن دقت شود. یکبار کارنامه دانش آموزان غایب را بررسی نمایید در آن هیچ نمره ای بجز عدد98 ( غایب ) وجود نداشته باشد در غیر اینصورت به عنوان دانش آموز مشغول به تحصیل محسوب خواهند شد.

برای زدن نمره صفر از کد (1/0) استفاده نمایید.

باید دقت نمایید برای دانش آموزان غایب موجه بخصوص کسانی که یک درس را غایب موجه دارند اگر کد 97 را وارد کنید رایانه این دانش آموز را قبول شناخته و فارغ التحصیل می نماید. حتی بدون آنکه برای آن تکماده هم در نظر بگیرد. لذا دقت کامل و کنترلهای لازم را در اینگونه موارد بنمایید . سعی شود از کد غایب ( 98 ) استفاده کنید.

16- اصلاح انتخاب واحد پس از ثبت نمره

پس از اینکه نمرات را ثبت نمودیداگر نیاز به اصلاح انتخاب واحد بود ابتدا باید( 8 عملیات پایان نیم سال ) بازگشت ثبت دفتر نمایید و سپس به گزینه (12- ذخیره سازی نمرات به منظور تغییرات در کلاسبندی ) رفته و اینتر را بزنید و پس از ذخیره سازی به قسمت انتخاب واحد بروید و بازگشت ثبت انتخاب واحد را انجام دهید . اصلاحات لازم را انجام داده و پس از اتمام آن ثبت انتخاب واحد نمایید . به گزینه( پایان عملیات ضمن نیم سال ) رفته و ابتدا باید به گزینه (13- بازیابی نمرات ذخیره شده قبل از تغییرات ) بروید و بر روی آن اینتر را بزنید تا نمرات ذخیره شده مجدد به لیست برگردند . اگر قبل از اجرای این بخش به داخل لیست نمرات بروید می بینید نمره ای وجود ندارد .

سپس به لیست نمره دانش آموز مورد نظر که انتخاب واحد آن را اصلاح نموده اید بروید و نمره آن را ثبت نمایید.

متذکر می گردد پس از اصلاح انتخاب واحد و ثبت انتخاب واحد اگر فراموش کنید بازیابی نمره را انجام دهید و مستقیم وارد لیست شوید و نمره ای را وارد لیست نمایید پس از اجرای قسمت (13-بازیابی نمرات ذخیره شده ) این نمرات خذف خواهد شد.

17- مشاهده سابقه کل دانش آموز

برای دیدن سابقه کلی دانش آموز به گزینه (2-تشکیل پرونده و ثبت نام -6- مشاهده سابقه تحصیلی دانش آموز ) بروید و اینتر را بزنید با نام و یا کد دانش آموز مورد نظر را پیدا کنید 3 بار بر روی نام اینتر بزنید و سابقه کلی دانش آموز را ببینید و سپس 4 بار کلید ESCAPE را بزنید تا ازاین قسمت خارج شوید.

18- چاپ کارنامه

برای چاپ کارنامه به گزینه ( 5 – عملیات ضمن نیم سال 7- کارنامه تحصیلی دوره پیش دانشگاهی ) بروید . در این قسمت اسامی همه دانش آموزان سبز میباشد و کلیدهای CTRL+END را بگیرید (دوبار) و بعد کلید ESCAPE را بزنید و بله را انتخاب و کارنامه ها را چاپ نمایید. اگر خواستید یک کارنامه را بصورت انفرادی چاپ نمایید ابتدا در قسمت کارنامه ها کلیدهای ALT+Q را بگیرید و بله را بزنید و تا اسامی سبز رنگ سفید شوند سپس با کلید F10 نام دانش آموز مورد نظر را انتخاب و آن را با زدن اینتر سبز ( انتخاب ) نمایید و با گرفتن CTRL+END کارنامه را چاپ نمایید.

19 - اشکال در چاپ کارنامه

اگر موقع چاپ کارنامه کلیدهای CTRL+END را گرفتید و چاپ کارنامه انجام نشد و دچار خطا شد بخصوص در مدارس بزرگسال این مشکل همیشه وجود دارد. برای حل این مشکل به این صورت عمل کنید . کلیدهای ALT+Q را بگیرید و بله را بزنید تا اسامی دانش آموزان سفید شود .سپس دانش آموزان را به صورت الفبایی ( با کلیدهای F2 و F3 ) یا به صورت کد دانش آموزی ویااز روی لیست انضباط انتخاب کنید به عنوان نمونه 20 نفر را انتخاب نمایید اسامی این 20 نفر را سبز نمایید و کارنامه آنها را چاپ نمایید اگر چاپ شد که این دانش آموزان مشکلی ندارند. سپس دانش آموزان بعدی از شماره 21 تا 40 را انتخاب کنید و اگر موقع چاپ دیدید.

رایانه ایراد گرفت و از چاپ خارج شد باید دوباره 10 نفر اول یعنی از شماره 21 الی 30 را انتخاب و سبز نموده و چاپ کنید و اگر باز چاپ نشد مجدد 5 نفر اول از 21 تا 25 را انتخاب کنید و چاپ کنید اگر چاپ انجام نشد دوباره کارنامه های از شمار 21 تا 25 را یک نفر یک نفرانتخاب و چاپ کنید تا به کارنامه دانش آموز دارای اشکال برسید فرض کنید نفر 24 دارای اشکال باشد به چند صورت باید عمل کنید اگر دانش آموز دارای چند سال سابقه باشد که بیشتر از دو صفحه نیاز باشد باید سابقه این دانش آموز را حذف کنید و تمام نمرات قبولی وی را بصورت تطبیق وارد کنید مثال اگر دانش آموز در سال تحصیلی 88-87 تحصیل می کند در قسمت ( اصلاح سابقه ) سال تحصیلی 89 راانتخاب ولی ترم آن را انتخاب نکنید و نمرات قبولی را وارد نمایید . مجدد متذکر می گردد نمرات قبولی فقط باید وارد شود و از وارد کردن نمرات مردودی (زیر ده ) خودداری نمایید.

اگر مشاهده نمودید با ثبت نمرات باز هم مشکل وجود دارد و کارنامه دستورخطا می دهد و چاپ نمی شود در مواردی ممکن است باز هم این اتفاق بیفتد راه آن این است که سابقه تطبیق را حذف کنید و سابقه دانش آموز (نمرات قبولی ) را در آخرین ترم تابستان ( ماقبل تحصیل ) ثبت نمایید تا مشکل رفع شود.

در آخرین مرحله در صورتی که باز هم مشکل رفع نشد و رایانه موقع چاپ کارنامه دستور خطا داد باید کلیه سابقه دانش آموز حذف شود و دوباره از اول مشخصات دانش آموز وارد سیستم

شود و دلیل آن هم این است که فایل آن صدمه دیده است . البته حذف آن در مدرسه امکان پذیر نیست و باید در اداره انجام شود.

برای ثبت نمرات تطبیق در پیش دانشگاهی فقط باید از گزینه (12- اصلاح سوابق دوره پیش دانشگاهی ) استفاده نمایید.

دقت شود اکر سابقه دانش آموزی که طولانی می باشد به صورت تطبیق وارد نشود هم در کارنامه و هم سال فارغ التحصیلی وی را یکسال ماقبل نشان می دهد که به آن دقت شود.

20 - چاپ کارنامه فارغ التحصیلی و گواهی فارغ التحصیلی

برای چاپ گواهی فارغ التحصیلی پس از اینکه مطمئن شدید نمرات اعتراض را وارد نموده اید و هیچ مشکلی وجود ندارد به گزینه ( عملیات ضمن نیم سال 14- کارنامه فارغ التحصیلی ) بروید و دانش آموزان را به صورت گروهی با گرفتن کلیدهای CTRL+END انتخاب نموده و آنها را چاپ نمایید و یا به صورت انفرادی باگرفتن کلیدهای ALT+Q باطل و با F10 دانش آموز را به صورت انفرادی انتخاب و کارنامه فارغ التحصیلی را چاپ نمایید.

برای چاپ گواهی فارغ التحصیلی به گزینه (19-گواهی موقت پایان تحصیلات پیش دانشگاهی ) رفته و اینتر بزنید ابتدا رایانه گزینه کوچکی را باز می نماید و از شما سوال می کند برای ارایه به ..... که شما درجلو آن کلمات ( سایر ادارات و دانشگاهها ) را تایپ کنید و هیچ کلمه دیگری راننویسید و اینتر را بزنید دانش آموزان را با گرفتن کلیدهای CTRL+END به صورت کلی انتخاب کنید و یا با گرفتن کلیدهای ALT+Q و زدن بله اسامی کلی را باطل و با F10 به صورت انفرادی نام دانش آموزراانتخاب و سبز نموده و چاپ کنید . موقع چاپ رایانه سوال می کند که (آیاگواهی باید توسط اداره آموزش و پرورش منطقه تایید شود )که بله می زنید تا چاپ شود.

اگر کارنامه فارغ التحصیلی دانش آموزان را به صورت یک نفره و یا چند نفری چاپ کنید و همان موقع به گزینه چاپ گواهی موقت فارغ التحصیلی بروید بدون انتخاب نام آنان و فقط با گرفتن کلیدهای CTRL+END می توانید گواهی موقت همان تعداد دانش آموز را چاپ کنید.

در صورتی دانش آموزی اقلیت مدهبی باشد و در مشخصات فردی وی فرض کنید کلمه مسیحی را بزنید اینگونه دانش آموزان بدون درس 1419 روخوانی قرآن فارغ التحصیل خواهند شد.

21- چاپ کارنامه و گواهی دانش آموزان با نام مشابه

اگر دو دانش آموز با نام مشابه داشتید ( فرض کنید فاطمه احمدی ) و کارنامه آنها با تداخل ( روی هم ) چاپ می شد و یا یکی از آنها چاپ شده و دیگری چاپ نمی شد روش ساده این است کارنامه یا گواهی فارغ التحصیلی نفر اول را چاپ کنید و( شماره های دانش آموزی آنان را نیز یادداشت کنید ) سپس برای فرد اول که کارنامه چاپ کردید به قسمت مشخصات وی بروید و نام فامیل خودتان را به جای نام فامیل فاطمه احمدی اول قراردهید حالا می توانید کارنامه و یا گواهی دانش آموز فاطمه احمدی دوم را چاپ کنید . نباید فراموش کنید پس از چاپ کارنامه بلافاصله به قسمت مشخصات برگشته و نام دانش آموز اول را که تعویض نموده اید اصلاح کنید.

22- چاپ لیست دانش آموزان فارغ التحصیل

برای چاپ لیست دانش آموزان فارغ التحصیل اگر در همان ترم مورد نظر باشید می توانید یکبار به صورت صوری کارنامه فارغ التحصیلی را برای دانش آموزان چاپ کنید سپس به قسمت گزارشهای سیستم بروید و در گزینه (2- گزارشات طراحی شده در استان – 15- اسامی فارغ التحصیلان پیش دانشگاهی ) با زدن اینتر و گرفتن CTRL+END لیست را چاپ نمایید.

اگر خواستید برای چند سال متوالی لیست بگیرید به قسمت کارنامه های فارغ التحصیلی رفته و با گرفتن کلیدهای ALT+N و CTRL+END همه دانش آموزان را انتخاب و به صورت صوری (موقع چاپ خیر را بزنید ) چاپ نمایید سپس به گزینه گزارشهای سیستم بروید و (2- گزارشات طراحی شده در استان -15- اسامی فارغ التحصیلان پیش دانشگاهی ) با زدن اینتر و گرفتن CTRL+END آن را چاپ نمایید.

چون لیست برای سالهای متوالی چاپ می شود دقت کنید لیست هر سالی را که می خواهید شماره آن را در قسمت (محدوده صفحه : ) ( تا ) انتخاب نموده فرض کنید از 23 تا 25 سپس همین 3 صفحه چاپ خواهد شد.

23- تکماده در پیش دانشگاهی

باتوجه به بخشنامه شماره 11571/1/425 مورخه 6/10/82 و 33/111391/121 مورخه 16/10/82 چنانچه دانش آموز دو سال در دوره پیش دانشگاهی تحصیل نماید و از برخی دروس نمره قبولی کسب ننماید چون صرفا" نمرات قبولی به ستون انتقالی کارنامه منتقل می شود لذا نمرات مکتسبه کمتر از حد نصاب قبولی در کارنامه جدید ثبت نشده و قابل ذخیره برای استفاده از مزایای تبصره ماده سی و یک آیین نامه آموزشی دوره پیش دانشگاهی نمی باشد.

مدارس بخصوص بزرگسال دقت لازم را به بخشنامه مورد نظر داشته و ماده سی و یک آیین نامه و تبصره آن را نیز مطالعه کنند .

متذکر می شود دانش آموز پیش دانشگاهی می تواند در یک ماده درسی که نمره آن بین 7 و 99/9 باشد از تکماده (تبصره ) استفاده نماید.

24- در صد قبولی پیش دانشگاهی

چاپ در صد قبولی معمولا" باید برای ترم ماقبل باشد .یعنی اگر برنامه در ترم دوم باشد درصد قبولی ترم اول قابل چاپ خواهد بود. برای این کار به قسمت گزارشهای سیستم بروید و گزینه (1-گزارشهای مدیریتی 2 – بروز آوری پرونده های گزارشات مدیریتی پیش دانشگاهی ) را با زدن اینتر اجرا کنید سپس به گزینه (9- گزارش درصد قبولی گروهای درسی ) بروید اینتر بزنید در قسمت بالا در دوطرف سمت راست ابتدا سال تحصیلی و در سمت چپ ترم آن را انتخاب نمایید. در پایین ( درس از ..) با SPACE اولین درس را با شماره 1 انتخاب و در پایین آخرین درس را که با شماره (9351) می باشد با SPACE و PAGE DOWN انتخاب نمایید . سپس CTRL+END و بعد ESCAPE را بزنید و بله را انتخاب کنید تا در صد قبولی چاپ شود. اگر در صد قبولی چاپ نشد می توانید یکبار به گزینه چاپ کارنامه ها (7- چاپ کارنامه تحصیلی دوره پیش دانشگاهی ) رفته و کلیدهای ALT+N را بگیرید تا همه دانش آموزان انتخاب شوند سپس کلید های CTRL+END را گرفته و کارنامه ها را بصورت صوری چاپ نمایید. مجدد در صد قبولی را چاپ نمایید.

25- دانش آموزان انتقال رفته

در پیش دانشگاهی برای دانش آموزانی که منتقل می شوند فقط کارنامه را چاپ و پس از تایید تحویل دانش آموز دهید وهرگز نباید در قسمت انتقالی که متعلق به سیستم ترمی می باشد انتقالی بزنید زیرا نیازی به برگه انتفال نمی باشد .

26- دفتر امتحانات

ج – در نگارش 85/6 برای چاپ دفتر امتحانات می توانید از گزینه ( 23 – چاپ دفتر امتحانات پیش دانشگاهی بر اساس سال ) با انتخاب سال تحصیلی آن استفاده نمایید.و همینطور در گزینه 24 فهرست دانش آموزان نیز قابل چاپ خواهد بود که این گزینه بهترین وآسانترین روش می باشد.

ج – برای اطمینان بیشتر تعداد دانش آموزان در دفتر آمار را با دفتر امتحانات کنترل و مطابقت نمایید تا تفاوتی وجود نداشته باشد.

در مدارس روزانه و بزرگسال دفتر امتحانات به صورت سالانه چاپ شود.در صورتی که دفتر امتحان به صورت ترم به ترم چاپ شود امکان دارد دانش آموزان ترم جبرانی اسفند از قلم بیفتند و نام آنان در دفتر آمار و امتحانات وجود نداشته باشد.

- برای چاپ دفتر امتحان انفرادی یک دانش آموز می توانید از گزینه (گزارشهای سیستم - 13 – چاپ دفتر امتحانات دوره پیش دانشگاهی ) استفاده نمایید.

27- ارسال اطلاعات

پس از اطمینان از ثبت نمرات هر ترم می توانید ارسال اطلاعات را از گزینه (3-ارسال اطلاعات دانش آموزان -1-ارسال اطلاعات به منطقه ) انجام دهید مسیر را a:\ تعیین کنید و در جلو آن هیچ کلمه ای را ننویسید و اینتر را بزنید . دقت کنید دیسکت حتما" باید خالی باشد در صورت وجود اطلاعات برروی دیسکت ارسال بصورت ظاهر انجام شده ولی در عمل انجام نمی شود.

28 - رایت سی . دی . در ویندوز XP

ابتدا در درایو DOS در برنامه پیش دانشگاهی پشتیبان خود را برای مثال به نام PI870924 بگیرید. سپس از برنامه خارج شده و رایانه را یکبار خاموش و روشن ( ریست ) نموده و به ویندوزXP بروید پس از اجرا شدن برنامه ویندوز Cd را داخل رایانه قرار دهید و سپس چند ثانیه صبر نمایید تا رایانه cd را بشناسد. با موس بر روی my computer کلیک نمایید اگرمی خواهید پشتیبان اطلاعات مدرسه را که در درایو C ذخیره کرده اید رایت نمایید به داخل درایو C بروید ذخیره خود را پیدا کنید سپس برروی آن کلیک نمایید تا رنگ آن آبی شود . بعد از این مرحله کلیک سمت راست را برروی mouse بزنید گزینه ای ظاهر خواهد شد برروی کلمه copy کلیک ( سمت چپ ) نمایید . مجدد به قسمت my computer رفته و درایو رایتر ( writer ) را پیدا کنید برروی آن کلیک کنید و به داخل آن بروید سپس کلیک سمت راست را بزنید و برروی کلمه paste کلیک نمایید . صبر کنید تا کار کپی انجام شود . بعد در سمت چپ کلمه write files on cd را پیدا نموده برروی آن کلیک نمایید و در گزینه بعد برروی کلمه next کلیک کنید و کمی صبر کنید و در آخر برروی کلمه finish کلیک نمایید. در اینجا رایت پشتیبان پایان یافته است . به قسمت my computer بروید و درایو رایتر را انتخاب کنید و ببیند. آیا رایت درست انجام شده است . در ویندوز xpبرای رایت کردن از برنامه nero هم می توانید استفاده کنید .

متذکر می گردد اگر در ویندوز xp می خواهید یک cd را بر روی cd دیگر کپی نمایید باید از برنامه Nero استفاده کنید.

29-فرمت کردن دیسکت (FORMAT ) در سیستم DOS و ویندوز XP

الف – دیسکتی را در درایو قرار دهید و در جلو مکان نما کلمه FORMAT A: را تایپ نمایید سپس اینتر را (دوبار ) بزنید رایانه شروع به کار خواهد کردو شماره می اندازد (درصد از 1 تا 100 ) پس از آن از شما می خواهد که اسمی برای دیسکت بگذارید که شما در اینجا فقط اینتر بزنید سپس از شما می پرسد FORMAT ANOTHER (Y/N) آیا دیسکت دیگری دارید که در اینجا حرف ( N ) را تایپ و اینتر را زده و فرمت تمام خواهد شد.

ب - برای فرمت کردن در ویندوز ابتدا برروی MY COMPUTER کلیک کنید سپس برروی درایو A بروید و برروی آن کلیک کنید تا رنگ آن آبی شود سپس کلیک سمت راست را بزنید برروی گزینه ای که باز می شود برروی کلمه format کلیک نمایید گزینه دیگری باز می شود که برروی کلمه start کلیک نمایید و کار فرمت دیسکت آغاز خواهد شد پس از اتمام کار برروی کلمه close و همینطور کلمه close بعدی کلیک نمایید و سپس از my computer خارج شوید .در اینجا کار فرمت کردن دیسکت تمام شده است.

تهیه وتنظیم

قاسم علیزاده معاون اجرایی مجتمع شهید باکری